Palvelun sovellukset: Taximeter Finland, GreenGabs-taksit
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot: ICABS 24Service, PL-3, 02320 Espoo
Tietosuojaseloste 11.05.2024
Yleistä
Tässä selosteessa on esitetty tietosuoja-asetuksen edellyttämät rekisteröidylle toimitettavat tiedot
tiiviissä ja ymmärrettävässä muodossa. Huomaathan, että sisältö voi muuttua lainsäädännön,
oikeuskäytäntöjen tai yrityksemme käytäntöjen muuttuessa.
Tästä selosteesta löydät ajankohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä käytännöistämme
tähän henkilötietorekisteriin liittyen.
Selosteen nimi: ICABS 24Service – Asiakkaat
Palvelun sovellukset: Taximeter Finland, GreenGabs-taksit
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot: ICABS 24Service, PL-3, 02320 Espoo
Tietosuojavastaava ja yhteystiedot: Juhani Reinilehto, info@icab.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Käytämme rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Kuljetusten tarjoaminen asiakkaille, sekä niihin liittyvä laskutus
- Asiakkuuden ja siihen liittyvien tietojen ylläpito ja asiakassuhteen hoitaminen
- Asiakasviestintä
- Markkinointiviestintä
- Rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, tilastointi, raportointi sekä laadun ja turvallisuuden
varmistaminen
- Palveluiden, tuotteiden ja liiketoiminnan kehittäminen
- Asiakkuuden analysointi, ennustaminen sekä kehittäminen
Huomaathan, että käytämme verkkopalvelussamme evästeitä palveluiden toteuttamiseksi ja
helpottamaan palvelun käyttöä. Evästeitä käytetään myös kohdentamaan markkinointia eri
kanavissa kuten sosiaalisenmedian kanavat.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Tässä henkilötietorekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin
oikeusperusteisiin: Sopimus Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja asiakkaan tai asiakkaan
työnantajan välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sitä edeltävien toimenpiteiden
toteuttamiseksi.
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun
perusteella, kun asiakas tilaa kyydin mutta ei ole sopimussuhteessa rekisterinpitäjään. Tällaisessa
tilanteessa asiakkaan puhelinnumero, asiakkaan antama nimi, asiakkaan vaatimukset kuljetukselle
sekä osoite, johon taksi on tilattu, tallennetaan rekisterinpitäjän järjestelmään. Tätä tietoakäytetään ainoastaan nopeuttamaan tilauksiin liittyviä toimenpiteitä, kun henkilö tilaa kyydin
seuraavan kerran samasta puhelinnumerosta. Lainmukainen velvoite Rekisterinpitäjä säilyttää
asiakkaiden tietoja myös palvelusuhteen tai liiketoimintatapahtuman päättymisen jälkeen
täyttääkseen laillisen velvoitteensa, koskien muun muassa kirjanpitolaissa esitettyjä
arkistointivelvoitteita.
Suostumus
Asiakkaiden tietoja käytetään suostumuksen perustella, kun asiakkaasta lisätään asiakasprofiili
rekisteriimme. Asiakkaiden tietoja käsitellään lisäksi suostumuksen perusteella, kun tietoja
käytetään sähköiseen suoramarkkinointiin.
Tietolähteet
Tiedot kerätään:
- Asiakkaalta itseltään
- Asiakkaan käyttäessä rekisterinpitäjän tarjoamia palveluja, kuten tilauksiin käytettävää
puhelinpalvelu
- Yritysten yhteyshenkilöiden osalta tieto saadaan asiakasyritykseltä
Rekisteröidyt
1. Henkilöt, joilla on asiakassuhde rekisterinpitäjään
2. Henkilöt, jotka ovat käyttäneet rekisterinpitäjän tarjoamia palveluja, esimerkiksi tilaamalla
taksikyydin rekisterinpitäjän puhelinpalvelusta
3. Henkilöt, joiden työnantaja on asiakassuhteessa rekisterinpitäjään
4. Henkilöt, joilla on ollut rekisterinpitäjään asiakassuhde, mutta joiden tietoja säilytetään lakiin
perustuvan velvoitteen täyttämiseksi
Henkilötietoryhmät
Kaikki rekisterissä olevat tiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Tilausten käsittelyyn ja
kyytien tarjoamiseen liittyvät tiedot:
- Puhelinnumero
- Osoite
- Tilaukseen tai kuljetukseen liittyvät muut tiedot
- Asiakkaan nimi
- Asiakasnumero
- Korttinumero
- Kortinhaltijan nimi
- Osoite- ja laskutustiedot Vakiomatkustajat (asiakasprofiilit)
- Asiakkaan perustiedot, kuten nimi ja asiakasrekisterinumero
- Asiakkaan yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja osoitetiedot
- Kuljetukseen liittyvät lisätiedot
Muut tiedot:
- Kuljetuksiin liittyvät tiedot
- Taksitilauksen puhelintallenne, kun tilaus on tehty puhelimitse
- Mahdolliset laskutukseen liittyvät tiedot
- Löytötavaroihin liittyvät tiedot, kuten katoamisajankohta, asiakasta kuljettaneen auton numero ja
kuvaus kadonneesta tavarasta
- Paikkatieto, henkilön käyttäessä mobiilisovellusta
Tietojen luovuttaminen
Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja lain velvoitteiden perusteella viranomaisille.Tietojen siirtäminen
Rekisterinpitäjä käyttää ulkopuolisia toimijoita henkilötietojensa käsittelyn tukena muun muassa
seuraavissa asioissa:
- IT -järjestelmien ylläpito ja kehitys Tietosuojaseloste
- Maksunvälitys
- Laskutukseen liittyvä postitus
- Laadunvalvonta
- Markkinointi
Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja
rekisterinpitäjän lukuun. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sitä
tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä
olevien sopimusten avulla. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Rekisterinpitäjä ei
lähtökohtaisesti siirrä tai luovuta tässä rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen
ulkopuolelle. Mikäli tietoja jostain erityisestä syystä siirretään EU tai ETA -alueen ulkopuolella,
rekisterinpitäjä varmistuu lainmukaisista riittävistä suojatoimista. Tietojen säilytysaika tai
säilytysajan määrittämiskriteerit Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä
velvoitteita. Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään asiakas ja/tai sopimussuhteen keston ajan sekä
sen päättymisen jälkeen olemassa olevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tietojen
säilytysajat perustuvat olemassa olevaan lainsäädäntöön, kuten kirjanpitolakiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Alla olemme kuvanneet oikeutesi ja niihin liittyvät periaatteet:
Oikeus saada pääsy tietoihin
Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, onko henkilötietoja käsitelty rekisterinpitäjän toimesta
sekä saada jäljennös henkilötiedoista. Jäljennös toimitetaan joko sähköisesti tai asiakirjana
postitse.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Asiakkaalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjä oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset
tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn
tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).
Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Kaikki tietojen poistamiseen liittyvät pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja tiedot poistetaan,
mikäli niiden säilyttämiselle ei ole laillista perustetta. Peruste voi liittyä muun muassa voimassa
olevaan lainsäädäntöön, avoimiin laskuihin tai perintätoimiin.
Käsittelyn rajoittaminen
Asiakkaalla on oikeus tietyissä laissa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojen
käsittelyn rajoittamista. Käsittelyn vastustaminen Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojen
käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietoja
käsitellään suoramarkkinointia varten.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Asiakkaalla on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa siirrettäväksi eteenpäin toiselle
palveluntarjoajalle. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden
käsittely perustuu, joka suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.
Oikeus peruuttaa suostumusNiissä tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakkaalla on oikeus
peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen
suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Mikäli rekisterinpitäjä ei ole käsitellyt tietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä sen perusteella
valituksen tietosuojaviranomaiselle. Toivomme kuitenkin, että olet aina ensisijaisesti yhteydessä
meihin, jotta mahdollinen ongelma saadaan selvitettyä. Rekisterinpitäjä vastaa kaikkiin
rekisteröityjen oikeuksiin liittyviin pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön
vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen
huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Mikäli määräaikaa jatketaan, ilmoitamme kaikille
pyytäjille viivästymisestä ja siihen johtuneista syistä kuukauden sisään pyynnön
vastaanottamisesta. Huomaathan, että kunkin oikeuden käyttämiseksi rekisterinpitäjän on
tunnistettava sinut. Tunnistaminen tehdään aina rekisterinpitäjän hyväksymiä tunnistusmenetelmiä
käyttäen. Käyttääksesi mitä tahansa näistä oikeuksista lähestythän kirjallisesti rekisterinpitäjän
tietosuojavastaavaa. Tarkemmat tiedot oikeuksiesi käyttöön liittyvistä käytännöistä löydät
rekisterinpitäjän verkkosivuilla olevalta tietosuojasivulta.
Tietojen suojaamisen periaatteet
Tietojen suojaamisessa käytetään seuraavia tapoja:
- Tiedot sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa
- Tietojen käyttö on rajattu käyttövaltuuksin
- Tietojen käyttö on ohjeistettu organisaatiossa
- Tietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvät toimintatavat koulutetaan työntekijöille
- Tiedot on varmennettu ja suojattu asianmukaisesti.
Tietosuojaseloste 11.05.2024